L’approche collaborative en mode co-création à la sauce Yulism
Chez Yulism, on croit fermement que les meilleurs projets/événements naissent de la collaboration en mode co-création lorsque vient le temps de concevoir des événements et de proposer des concepts qui sortent des sentiers battus.
Une approche mobilisante et collaborative
La co-conception d’événements n’est pas seulement une méthode, c’est une culture. Elle définit la manière dont on aborde chaque projet, en tirant parti de l’intelligence collective. Les idées les plus lumineuses émergent lorsque toutes les parties prenantes, qu’elles soient internes ou externes, contribuent à façonner l’expérience.
Il existe plusieurs manières avec lesquelles on mobilise et construit sur cette intelligence collective. Et souvent c’est la combinaison de ces approches qui les rendent gagnantes.
- Collecte de données existantes, recherche documentaire, mobilisation d’expertises.
- Questionnaire/sondage auprès de parties prenantes et de possibles bénéficiaires de l’événement. D’ordinaire c’est tout un écosystème qu’on aime mobiliser !
- Atelier de consultation / Activité de remue-méninges avec des individus engagés dans leur milieu.
Notre approche est aussi itérative que possible. En d’autres mots, notre vision est de travailler sur différents éléments en parallèle et pas seulement en mode séquentiel. Par la suite, on s’efforcera de synthétiser et affiner les idées dans une phase de consolidation.
Notre approche est par ailleurs beaucoup centrée sur l’humain, nous souhaitons que toute personne qui contribue à ces phases de co-création ait du plaisir dans l’exercice. Quand un professionnel donne du temps pour remplir un sondage ou participer à un atelier de consultation, on souhaite l’honorer en lui permettant de vivre un moment ludique et enrichissant. Ainsi, les notions d’expérience participant qui nous tiennent à cœur au moment de la conceptualisation, production et livraison d’un grand événement, sont autant valides lors d’un atelier de deux heures réunissant une douzaine de personnes. Des méthodes de facilitation créatives, des jeux sérieux, et des approches engageantes assurent que chaque individu non seulement contribue de manière significative, mais aussi trouve du plaisir dans le processus.
Mais pourquoi le faire ? Des avantages tangibles.
Nous sommes convaincus que ces approches collaboratives nous permettent de proposer des recommandations de qualité qui sortent des sentiers battus et de donner naissance à des projets novateurs et transformateurs. En sollicitant d’autres parties prenantes, on capture une variété de perspectives et d’idées, on peut identifier celles qui sont les plus communes et pertinentes, tout en s’intéressant aux “idées pépites” (c’est à dire, les idées originales et qui méritent qu’on s’y attarde) !
Mais aussi, en mobilisant dès la phase de conceptualisation un maximum d’acteurs autour de la table de réflexion, on fédère des acteurs d’un écosystème, qui se sentiront ainsi plus concernés par l’évolution du projet et mobilisés pour le soutenir jusqu’à sa réalisation.
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Même si ce n’était pas l’objectif principal de nos clients en phase de conception, l’un des principaux impacts d’une approche collaborative est sans contredit la prise de conscience par toutes les personnes mobilisées que la mise en place de nouvelles solutions ou d’un nouvel événement rassembleur passe par une plus grande synergie entre les acteurs-clés de l’écosystème ainsi que par le développement de projets collaboratifs innovants. Notre approche favorise même la mise en place d’ambassadeurs pour la suite de la démarche, du projet ou de l’événement.
Limites/défis à relever
Malgré les incontestables avantages d’une telle approche collaborative de co-création, il est crucial de reconnaître et de surmonter certains défis. Le premier réside dans l’investissement en temps, car les processus collaboratifs, comprenant la collecte de données et la tenue d’ateliers, peuvent parfois prolonger les délais. La gestion des opinions divergentes constitue également un défi majeur, il est alors important de se rattacher tout au long du processus à la raison d’être et à des objectifs clairs déjà définis. Une autre difficulté réside dans la complexité de la mobilisation, avec des individus ayant des niveaux d’expertise, de disponibilité et d’engagement variables.
Concrètement / À titre d’exemple
Ainsi, il y a quelques mois, quand nous avons été sollicités par Montréal Physiquement Active et Sports Montréal pour l’étude de faisabilité d’un nouveau festival sportif montréalais, on ne s’est pas positionné comme des consultants experts qui allaient partager une opinion, certes argumentée mais somme toute subjective, sur la pertinence ou pas d’un tel festival.
On leur a plutôt proposé de répondre à leurs questions en sollicitant l’écosystème sportif montréalais (sondage) et en animant trois ateliers de co-création avec un comité d’experts/représentants de domaines événementiels et sportifs. Ces outils d’analyse nous ont permis de mieux définir une raison d’être (pourquoi?), les parties prenantes et le public cible (qui ?), et le comment d’un tel festival. Nous avons aussi pu mener une réflexion exhaustive sur le moment idéal (quand ?) et les coûts et revenus possibles (combien ?).
Non seulement, nous avons pu répondre aux attentes du client pour avancer dans la conception de ce nouveau festival, mais le résultat de la réflexion était bien plus le reflet d’une ambition rassembleuse et collective. Depuis, c’est tout un écosystème qui surveille avec intérêt la suite du projet et même contribue aux phases subséquentes.
Nos trucs et astuces
Vous aspirez à une co-création fructueuse ? Voici quelques conseils tirés de notre expérience dans la réalisation de projets collaboratifs :
- Définissez clairement la raison d’être et les objectifs principaux de votre projet.
- Cultivez l’innovation et la créativité à toutes les étapes. Le modèle des 5E (cette matrice qui nous suit à chacun de nos projets ;-) peut être une bonne base de fil conducteur.
- Identifiez les parties prenantes à mobiliser. La diversité et complémentarité est la clé. Identifiez et engagez des parties prenantes représentant une variété d’expertises, que ce soit au sein de votre communauté, parmi vos clients ou partenaires. Aussi, n’hésitez pas à mobiliser des personnes de différents domaines ! Par exemple, dans le cadre du projet festival sportif nommé plus haut, nous avons eu le souhait d’impliquer des professionnels ne provenant pas tous du milieu sportif, mais aussi de la culture ;)
- Impliquer vos parties prenantes à toutes les étapes de votre projet. Créez un comité de co-création dynamique, sondez les écosystèmes pertinents, ou organisez des sessions de brainstorming avec vos collaborateurs. L’engagement précoce des parties prenantes garantit une participation continue et active tout au long du projet.
- Consolidez les idées avec un fil conducteur cohérent. Alors que l’intelligence collective génère une multitude d’idées, la consolidation est cruciale. Pensez à un fil conducteur qui donne du sens à ces idées, et faites valider vos analyses par les parties prenantes pour garantir une direction claire et partagée. Se référer à la raison d’être et aux objectifs principaux du projet aide beaucoup au moment de la consolidation !
- Communiquez. La communication transparente est la clé du succès. Informez les parties prenantes sur le processus et les résultats obtenus, soulignant que l’événement est conçu par et pour eux. Une communication claire renforce l’adhésion et l’enthousiasme.
- Informez et maintenez l’implication continue. Après la phase de co-création, continuez à informer et à impliquer les membres de votre comité ou de votre communauté. Leur participation continue est essentielle pour assurer la réussite du projet jusqu’à sa réalisation.
Conclusion
En somme, même si cela demande plus d’efforts et de temps, nos clients bénéficient non seulement de recommandations novatrices, mais aussi d’une communauté engagée autour de leur projet. La mobilisation précoce des acteurs garantit un soutien continu, renforçant ainsi la viabilité et le succès global de l’événement.
