10 étapes clés pour la gestion de nos concierges/bénévoles
L’expérience participant, on vous en parle assez souvent chez Yulism et c’est bien normal, elle est au cœur de nos préoccupations et de notre processus créatif pour chacun de nos événements ! De nombreux ingrédients peuvent la composer pour la rendre unique, engageante, différente, mémorable… Et il y en a un en particulier qui fait toute la différence dans la recette : les êtres humains !
Vous savez, ces êtres qui vibrent comme vous lors de votre événement, qui vous donnent de leur temps, curiosité, sourire, bienveillance pour vivre et faire vivre l’étincelle à vos autres parties prenantes, vous l’aurez deviné ? Ce sont les bénévoles extraordinaires ou concierges.
Dans tous les événements de nos clients et partenaires, nous souhaitons toujours renforcer la présence d’interactions humaines afin d’assurer le bien-être de nos parties prenantes, qu’elles soient comprises et guidées pour tirer le meilleur de leur présence à un événement d’affaires.
Nous rencontrons selon nos événements des défis de recrutement, de mobilisation et d’animation de communautés à l’année longue alors on serait aussi curieux de vous entendre sur vos bonnes pratiques et sur les défis que vous rencontrez !
Concrètement, quand la mobilisation est là, comment on fait ça chez Yulism ? On vous partage quelques bonnes pratiques et apprentissages en 10 points afin de maximiser l’expérience participante grâce à la présence et engagement des bénévoles qui, eux aussi, ne l’oublions pas font partie intégrante de vos parties prenantes.
1. Soyez à l’affût en tout temps et à l’écoute des perles qui vous allument dans votre réseau et qui pourraient être intéressées de participer à l’un de vos événements.
2. Identifier les besoins de votre événement, de vos participants et de vos futurs bénévoles (what’s in it for them ?). Les besoins peuvent être avant, pendant et après votre événement.
3. Recruter : qui sont-ils, où sont-ils ? Qu’aiment-ils faire ? Quelles sont leurs motivations ? Dresser des personæ au besoin pour vous aider. Établir des listes de contacts et préparer votre message, formulaire d’inscription n’oubliez pas d’être créatif et de leur demander d’ores et déjà ce qu’ils recherchent.
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4. Faire connaissance : une fois votre recrutement effectué, prenez le temps d’échanger avec eux, de saisir leur personnalité, envies et commencer à réfléchir dans quelles sphères de votre événement ils seront le plus à l’aise.
5. Former et outiller : il est temps de rassembler et de partager — autour d’une bonne pizza (en présentiel de préférence ) — avec vos équipes de bénévoles la vision et les objectifs de votre événement. C’est le bon moment pour présenter le programme, l’équipe, récolter les réactions, questions pour bien préparer votre horaire, partagez tous documents informatifs qui leur seront utiles.
6. Créer les horaires : pensez synergie un peu comme un entraîneur qui place ses joueurs sur la glace :-), ils sont votre équipe élargie, une bonne entente au sein du groupe ne pourra que se faire ressentir auprès de vos participants.
N’hésitez pas à leur proposer de sortir de leur zone de confort, c’est le moment d’essayer pour eux ! Pensez à l’outil pour votre grille horaire facilement partageable (pour nous, c'est Airtable ;-)).
7. Familiariser : la veille de votre événement, invitez les bénévoles sur le lieu de votre événement, préparez une visite guidée des coulisses, et faites-les rencontrer les différents membres de l’équipe qui seront leurs points de contact. Créer un groupe Whatsapp ou autre et prévoyez une salle dédiée avec boissons et collations où ils pourront se ressourcer.
8. Engager : c’est le jour J ! Favorisez les interactions entre participants et bénévoles : accompagnez-les pour les amener à aller vers les participants (et non l’inverse ;-) et à poser LA question ;-) : “Pourquoi êtes-vous ici ?” Cette question permettra à vos équipes de mieux orienter les participants vers les bonnes activités et/ou les bonnes personnes. Invitez-les à contacter la personne-ressource en cas de problème.
9. Célébrer et remercier : à la fin de l’événement, prenez un moment pour célébrer les accomplissements autour d’un verre, récolter les retours, à chaud et/ou avec un formulaire de retour d’expérience qui peut être envoyé avec le message de remerciement.
10. Animer la communauté : vous avez élargi votre communauté, garder le lien avec vos équipes bénévoles à l’année longue est donc vivement recommandé. Ex : les convier à des événements, fêtes, créer un groupe Facebook, informer des suites, retombées de l’événement auquel ils ont contribué. Cette partie est souvent un défi…
Chaque événement est un apprentissage et nous améliorons nos processus à chaque étape pour continuer de réinventer l’expérience de nos parties prenantes et donc de nos équipes bénévoles, partagez-nous vos retours d’expérience !
P.S : curieux ou passionnés de cybersécurité ? On recrute nos prochains cyber-concierges pour le Forum INCYBER qui aura lieu le 25 et 26 octobre 2023 au Palais des congrès de Montréal, un des plus grands événements de cybersécurité en Amérique du nord.
Intéressé.e.s ? Inscription ici :-) ! N’hésitez pas à passer le mot !
